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档案整理外包服务公司

时间:2022-09-22 作者:华体汇app 来源:网络 点击量:

  近年来,各企业档案数量呈爆发性增长,越来越多的档案量导致企业不得不花更多的时间整理,花费较高的费用租赁档案室和聘请专业人员管理,相比之下,企业选择与档案整理外包服务公司合作进行档案外包可以有效解决传统的档案管理人力需求大、投资成本高、储存空间不足等多方面问题,促进档案管理工作更加简单、便利、科学、严谨。

档案整理外包服务公司

  档案数字化加工是实现档案事业可持续发展的基础和条件,随着档案数字化扫描工作的不断推进,档案整理外包服务公司已经是档案管理的重要组成部分,进而如何有效提升中介机构承揽档案外包服务的科学性、规范性,切实提高服务的质量和水平也成为了档案数字化项目的关键环节之一。

  一是注重档案服务行业规范。规范和提升档案服务外包行为是新形势下档案工作的重要组成部分,档案中介服务机构要严格遵守新修订档案法等法律法规,高质量做好档案整理与数字化加工工作。

  二是强化管理体系。强调在服务过程中要严格人员和合同管理,落实安全保密责任,守法,做好档案整理与数字化加工过程中的安全工作。档案整理外包服务公司主动加强与合作方相关负责人的对接,遇到问题要及时沟通交流共同解决困难。

  三是加强质检人员培训,在扫描完成后保证档案扫描质量,尽可能地减少差错率。

  我国档案外包行业逐渐扩大,档案外包公司为了达到较好的档案外包管理效果,企业在选择外包机构时也应考虑以下几个问题:

  一、资质与规模

  企业在选择与自己合作的外包公司时需要一定的标准,建立必要的门槛,从而保证档案安全。

  首先要考察公司的资质,很多企业在选择档案外包公司时,只审核基本资料,比如工商登记证书、税务登记证,稍微重视档案管理的企业会查看当地档案管理局的备案登记证,然而这些是远远不够的,还要重点考察承包单位的内部管理机制,是否能够全面保证档案的实体安全和信息安全。

  另外,员工人数、经营范围、库房规模也是必要的考察点,承包业务在经营范围内,库房达到国家档案馆建筑设计标准和“十防”要求的外包公司。

  二、管理与技术

  要考察档案外包公司的管理水平,除了看公司是否有完善的管理制度和有无对管理人员进行规范培训外,还可以在库房参观时从现场了解员工纪律是否严肃、环境是否整洁、操作是否规范、安全是否有保障等多方面来判断,如果库房管理状况良好,管理制度得到了有效落实,这样的外包公司相对更让人放心。

  随着科技的发展与应用,专业的档案管理公司拥有自主研发的核心技术,从档案的整理、装箱、交接、消毒、上下架、调阅到日常的管理维护,每个环节都有特定的技术指标与规范要求。因此,企业在选择外包公司时,档案管理部门可要求外包公司提供相应的技术文件,重点考察公司对各环节的具体实施方法。

  值得一提的是目前国内市场上先进的档案管理公司还利用科技技术打造了无人库房,库房内采用全自动立体货架箱式存储,不仅档案存储空间环境和安全性大幅度提升,库房内还采用档案管理机器人系统,档案箱在立体货架上的出库、入库均通过机器人进行处理,避免人为因素造成档案破坏。

  三、沟通与权责

  很多企业与档案外包中介机构签订合同时对业务中可能涉及的服务价格没有一一明确,从而导致成本失控。对外包服务过程中各项行为规范,双方所负的义务和责任,数据资料内容的保密和档案实体的保护要求也没有做出清晰规定。此外,合同中经常会遗漏如遭遇外界环境的灾害时应急措施与责任认定等相关条款,对于档案外包期间发生的诸如丢失,损毁等赔偿条款一些档案外包中介机构只向客户提供口头上的承诺,存有“档案一定不会丢失损毁”的侥幸心理,而当真的发生此类事件时,中介机构根本无力赔偿,这些弊端直接导致企业陷入纠纷和诉讼。因此在选择档案管理公司时,要事无巨细,明确双方权责。

  四、案例与反馈

  在选择外包公司时,建议档案管理部门要了解一下外包公司有多少成功案例,以此来判断外包公司是否真正有能力承揽这项业务。考虑到不同行业档案特点不同,因此条件允许的话,最好选择有本行业相关服务经验的公司来外包,如果有不同行业的排头兵企业是最好的。

  众所周知,外包公司为了获取订单,通常都会在宣传方面绞尽脑汁塑造自身良好形象、在文字方面夸大自己的工作成效。如果要透过现象看本质,深入了解外包公司的真实状况,还得倾听用户方的真实感受。因此,选择外包前,最好能联系一、两家接受过该公司加工服务的企业,听听他们的反馈的信息,比如,外包加工过程中双方沟通是否顺畅、用户方的合理化建议是否采纳、经费结算是否合理、售后服务是否到位等等。档案部门根据用户反馈的意见,结合其它考察内容,综合评价外包公司的服务质量,最终决定是否委托外包。

  综上所述,企业在选择档案外包公司时,要建立一定的标准和必要的门槛,档案管理外包不仅有利于企业自身的发展,也有利于档案外包公司规范化发展。相信随着相关法律法规的完善和行业发展的日趋成熟,档案业务外包服务将在企业的档案管理中发挥越来越大的作用。

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